Neues Controlling der Sporthallenbelegung ab Januar 2026, verpflichtende Eintragung in Wochenpläne

Sehr geehrte Damen und Herren,

der Erfurter Sportbetrieb, das Amt für Gebäudemanagement und das Amt für Bildung möchten die Nachweisführung für die Belegung der Sportstätten neu regeln. In der Vergangenheit wurden die Belegungsbücher, vor allem in den Hallen zu wenig für Dokumentationen und Anwesenheit genutzt oder teilweise sogar entwendet. Es wurde in den letzten Jahren vermehrt festgestellt, dass Trainingszeiten nicht oder nur teilweise genutzt und Sportanlagen zunehmend verunreinigt oder mit Schäden vorgefunden wurden. Um diese Probleme besser in den Griff zu bekommen, ist ab dem 2026 ein verbessertes Controlling geplant. Ab dem neuen Jahr werden in allen Sporthallen und -räumen (ausgenommen Eissportzentrum und Schwimmhallen), Wochenpläne analog dem beigefügten Muster, mit einer Auflistung der genehmigten periodischen Nutzungszeiten im jeweiligen Objekt freizugänglich für alle Nutzer ausgelegt, in denen die Anwesenheit zu dokumentieren ist.

Gemäß Saisonvertrag § 5 Rechte und Pflichten des Nutzers ist für die Führung des Nutzungsbuches der Nutzer verantwortlich. Bitte informieren Sie alle Mitglieder darüber, dass sich ab dem neuen Jahr bei Nutzung der Sporthallen IMMER in die vor Ort ausliegenden Wochenpläne mit Teilnehmerzahl (zur Erstellung einer Statistik), Unterschrift des/r Übungsleiters/in und ggf. Auffälligkeiten zum Zustand der Halle oder Gründe für Nichtanwesenheit im Nachgang bei Bemerkungen einzutragen ist. Die terminlichen Nutzungen sind bisher noch nicht in den Plänen erfasst. Ich bitte Sie diese händisch unter der Tabelle entsprechend ergänzen, ebenso auch wenn eine Belegung nicht aufgelistet ist. Die Nachweise werden monatlich eingezogen und kontrolliert.

Gemäß Saisonvertrag hat bei Ausfall von Veranstaltungen der Nutzer dies dem ESB unverzüglich per Textform mitzuteilen. Dies gilt auch, sofern aufgrund unvorhersehbarer Ereignisse (z.B. Wetterunbilden oder Unbespielbarkeit der Sportanlage) erst unmittelbar vor der beabsichtigten Nutzung die Unmöglichkeit der Durchführung der Veranstaltung festgestellt werden kann. Wenn trotz vorangegangener einmaliger Abmahnung ein Verstoß gegen die Bestimmungen des Vertrages erfolgt, kann der Erfurter Sportbetrieb den Vertrag fristlos kündigen. Nutzer, die nicht in die Wochenpläne eingetragen sind und auch keine Nichtnutzung gemeldet haben, werden um Stellungnahme gebeten und einmalig abgemahnt. Bei erneutem Auftreten wird die entsprechende Nutzungszeit entzogen.

Bitte haben Sie Verständnis für diese Maßnahmen. Der Erfurter Sportbetrieb hofft dadurch Leerstand in Hallen zu vermeiden und bei auftretenden Problemen gleich reagieren zu können. Nach den Osterferien wird ein Resümee gezogen, inwieweit sich diese Methode bewährt hat.

Wir wünschen Ihnen und Ihren Mitgliedern eine schöne Vorweihnachtszeit und einen guten Rutsch in das neue Jahr!

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Erfurter Sportbetrieb |  Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Erfurt

2026 Controlling – Muster Wochenplan